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Automatisierung

Vor allem bei einfachen Routineaufgaben hat sich das Konzept der Prozessautomatisierung bewährt, schafft es doch bei den Mitarbeitern Freiräume für höherwertige Arbeiten. Der Einsatz ist in Fachabteilungen und der IT-Organisation gleichermaßen möglich. Wie der Start in die Automatisierung gelingt, zeigt der folgende Beitrag.

Mehr Effizienz für die gesamte Organisation

Industrieroboter haben viele manuelle und körperlich schwere Tätigkeiten am Fließband übernommen. Im Rahmen der Digitalisierung erleben wir aber auch am PC und an IT-Systemen, wie Software-Roboter und intelligente Assistenten die Arbeit erleichtern. Die Automatisierung funktioniert in sehr vielen Fachbereichen, inklusive der IT-Organisation. Was Unternehmen für den Start benötigen, sind eine abteilungs- und technologieübergreifend nutzbare Automatisierungslösung sowie Technologien wie Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation (RPA).

Ende-zu-Ende Orchestrierung schafft Mehrwerte

Materna nutzt verschiedene Technologien und Automatisierungsverfahren, die sich untereinander ergänzen. Wichtig ist hierbei, dass die Technologien offene Schnittstellen verwenden, da offene Schnittstellen eine durchgängige Ende-zu-Ende-Automatisierung erleichtern. Das Ziel ist es, eine übergreifende Automatisierung zu realisieren, die für alle Abteilungen und Aufgaben sinnvoll einsetzbar ist.

Robotic Process Automation (RPA)

Eine dieser Technologien ist Robotic Process Automation, die sich insbesondere für Arbeitsabläufe in Fachbereichen außerhalb der IT eignet. Bei RPA bedient ein Software-Roboter – kurz Bot – anstelle des Menschen die Benutzeroberfläche einer Geschäftsanwendung. Der Bot kann zum Beispiel Daten kopieren, Dateien bewegen, teilstrukturierte Inhalte von PDF-Dateien, E-Mails und Formularen verarbeiten, Daten in angeschlossene Business-Anwendungen schreiben, E-Mails versenden sowie Berechnungen durchführen.

RPA ist vor allem dann hilfreich, wenn das anzusprechende IT-System keine Schnittstellen besitzt. Dies kann bei veralteten oder bereits langjährig genutzten Software-Lösungen der Fall sein oder wenn die anzusprechende Software einem externen Dienstleister gehört, der nur eine Web-Oberfläche anbietet. In genau solchen Fällen spielt RPA seine Möglichkeiten aus: Ein RPA-Bot schreibt seine Daten direkt in eine Bedienoberfläche oder eine Webseite, die ursprünglich für die menschliche Interaktion erstellt wurde.

Runbook-Automatisierung in der IT

Speziell für Aufgaben in der IT-Organisation wird die Runbook-Automatisierung verwendet. Die Basis sind bereits bestehende IT-Verfahren und Services, die rund um den Betrieb von Rechenzentren anfallen und in sogenannten Runbooks definiert sind. Eine hohe Standardisierung von IT-Services sowie die Ausrichtung an Best Practice-Vorgaben wie ITIL erleichtert es, solche Runbooks zu automatisieren und somit beliebig komplexe Workflows anzulegen. Damit ist die IT-Organisation in der Lage, IT-Services vollautomatisiert anzubieten. Beispiele hierfür sind das Anlegen von User-Accounts für neue Mitarbeiter, Bestellvorgänge für neue PCs oder das Ändern von Zugriffsrechten. Wichtig ist, darauf zu achten, dass die Runbook-Automatisierung im Rahmen einer übergreifenden Automatisierungsplattform möglich ist.

Lernfähige Bots

Die dritte Komponente für die Automatisierung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), die für alle Funktionsbereiche einer Organisation relevant ist. KI wird benötigt, wenn unstrukturierte Informationen vorliegen, wie manuell geschriebene Texte einer Störungsmeldung oder E-Mails. Eine KI-Lösung kann diesen Input kontextsensitiv kategorisieren und entscheiden, welche Prozesse für die weitere Automatisierung angestoßen werden sollen. Darüber hinaus kann ein KI-gestützter Bot Entscheidungen auf Basis von Inhalten treffen, die er durch Wiederholung und Ähnlichkeiten erlernt – dies macht die Lernfähigkeit bzw. Intelligenz dieser Komponente aus.

Noch mehr Intelligenz

Eine wertvolle Hilfe ist es außerdem, wenn KI-Systeme die Inhalte von Text- oder Grafikdateien analysieren und basierend auf den Ergebnissen gezielt Informationen aus anderen Datenbanken hinzufügen. KI-Module können beispielsweise zu Kundennamen oder zu Rechnungsnummern Daten wie Bestellhistorien oder Lieferzeiten hinzufügen, die sie aus anderen Business-Systemen beziehen. Die Kategorisierung und die Datenanreicherung entscheiden über den zu startenden Workflow, der dann automatisiert eine oder mehrere Aufgaben durchführt.

Im IT-Bereich könnten dies automatisierte Änderungen an der Dokumentation oder in einer Configuration Management Database (CMDB) sein, aber auch das Starten von Skripten und Software-Applikationen. Sofern die anzusprechenden Systeme über technische Schnittstellen kommunizieren, kann der zu automatisierende Workflow beliebig komplex sein, solange sich ein Werkzeug für die Runbook-Automatisierung einsetzen lässt.

In der Praxis erfolgreich

Materna hat bereits in zahlreichen Projekten gezeigt, dass die Automatisierung mit den hier beschriebenen Verfahren funktioniert. So gelang es in einem aktuellen Kundenprojekt, rund 9.000 bislang manuell durchgeführte Aufgaben pro Monat automatisiert abzuwickeln. Das Äquivalent der Arbeitskraft von fünf Mitarbeitern stand damit für neue Projekte zur Verfügung.

Automatisierung as a Service

Für einen unkomplizierten Start bietet Materna eine skalierbare Enterprise-fähige Automatisierungslösung als Service, die sich modular um RPA und KI erweitern lässt. Die Lösung Automatisierung as a Service wird entweder im Rechenzentrum des Kunden oder im Materna-eigenen Datacenter betrieben, wobei Leistungen wie Hosting und Betrieb übernommen werden.

Mit diesem Angebot starten Organisationen schnell mit einem oder zwei besonders wichtigen Workflows und benötigen dafür keinen zusätzlichen Technologie-Stack. Unternehmen können zu monatlich festen Kosten in die Automatisierung einsteigen, ohne in die Technologie investieren zu müssen. Zudem kann im Erfolgsfall die Plattform flexibel skaliert werden. Da die Lösung verschiedene Automatisierungs-Technologien unterstützt, lassen sich hiermit Prozesse übergreifend Ende-zu-Ende automatisieren.

Mit Automatisierung as a Service liefert Materna den kompletten Betrieb der Automatisierungs-Software von Herstellern wie Automation Anywhere, BMC und Micro Focus als Managed Service. Darüber hinaus bietet Materna die initiale Installation und Anpassung, das Workflow-Design der Orchestrierungs-Engine sowie die Anbindung an IT-Service-Management-Lösungen.

Welche organisatorischen Punkte zu beachten sind, liefert der Kasten „Start in die Automatisierung“:

So gelingt der Start in die Automatisierung

Neun Punkte, die Organisationen bei einem schnellen und erfolgreichen Projektstart helfen:

Passender Pilotprozess: Mit einem einfachen und breit genutzten Prozess starten, um schnell erste Erfolge aufzeigen zu können.
Abläufe vereinheitlichen: Standardisierte Prozesse sind einfacher zu automatisieren. Daher sollten Abläufe an Best Practice-Katalogen oder Normen ausgerichtet werden.
Stabile Prozesse: Häufig sind Abläufe dynamisch und ändern sich regelmäßig. Für die Startphase sollten stabile Prozesse gewählt werden, um den Aufwand für Anpassungen gering zu halten.
Fachbezogen und Querschnitt: Für den Start kann ein fachlicher Ablauf, wie die Bearbeitung von Kundenanfragen, oder ein Querschnittsprozess, wie die Reisekostenabrechnung, gewählt werden. Wichtig sind schnelle Erfolge, klarer Nutzen und das Sammeln von Erfahrung.
Fehlervermeidung: Fehleranfällige oder mit einem hohen Schadenspotenzial behaftete Prozesse sind ein lohnendes Ziel für die Automatisierung.
Erfolgsfaktor Kommunikation: Nur wenn Fachabteilung und IT-Organisation eng zusammenarbeiten, wird die Automatisierung erfolgreich sein. Daher sind ein kontinuierlicher Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer notwendig.
Ende-zu-Ende-Orchestrierung: Robotergesteuerte Process Automation zeigt ihr ganzes Potenzial erst im Zusammenspiel mit einer übergeordneten Orchestrierungslösung, die verschiedene Verfahren und Technologien vereint.
Die IT bleibt der Boss: RPA-Lösungen aus der Cloud sind schnell und einfach ohne IT-Support implementiert. Um eine Schatten-IT zu vermeiden, sollte sich die IT-Organisation aktiv als zentrale Kontrollinstanz positionieren.
Iteratives Vorgehen: Wer die Automatisierung schrittweise vorantreibt, sammelt in kleinen Projekten wertvolle Erfahrungen, reduziert das Projektrisiko und macht Erfolge schneller sichtbar.

Automatisierung in der IT - jetzt auch im Materna Podcast

„IT-Expertenwissen zum Mitnehmen“ heißt unser Podcast-Kanal. In einer aktuellen Folge thematisieren wir die Automatisierung in der IT. Auch nach 20 Jahren Automatisierungstechnik laufen noch immer viele Geschäftsprozesse manuell ab. In unserem Podcast erläutern wir Ihnen, wie Ihnen der Einstieg in die Automatisierung gelingt und das sowohl in der IT-Organisation als auch in anderen Fachbereichen.

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