Nur die Spitze des Eisbergs

Rund 575 Verwaltungsservices sollen über einen Zeitraum von mehreren Jahren digitalisiert werden. Das klingt zunächst nach einer machbaren Aufgabe. Doch die Zahl täuscht. Hinter den im Gesetz definierten Leistungen finden sich ganze Bündel unterschiedlicher Leistungsvarianten, wie Erst-, Verlängerungs- oder Änderungsanträge und viele weitere Dienste. Hinzu kommt, dass eine Digitalisierung von Formularen nicht ausreicht, denn Leistungen sollten durchgängig digital verfügbar sein, also vom Antrag bis zum Bescheid. Hierfür ist es notwendig, nachgelagerte Verfahren und Backend-Systeme in den digitalen Prozess zu integrieren.

So wird rasch deutlich, dass Online-Formulare nur die sichtbare Spitze des Eisbergs „OZG“ sind. Wer tiefer in die Materie eintaucht, also einen Blick unter die Wasseroberfläche wirft, stellt rasch fest, dass sich dort die weitaus größere Menge an Eis befindet.

Mehr als Online-Formulare

Wer bei der Digitalisierung nur Formulare oder Webseiten betrachtet, wird sich zunächst mit Themen wie Nutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit und UX-Design beschäftigen. Aber erst durch die Integration in Fachverfahren, die Nutzung von Basiskomponenten und das Einbetten in durchgängig digitalisierte Verwaltungsprozesse entsteht eine nachhaltige, dauerhafte OZG-Lösung. Für viele Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen stellt sich daher die Frage, ob sie schnell erste Erfolge aufweisen möchten und daher nur Formulare digitalisieren, oder ob sie gleich auf eine nachhaltige Implementierung setzen, also das gesamte Verfahren betrachten.

Schnelligkeit bedeutet in diesem Kontext, sich auf den Zugang zu Online-Verwaltungsdienstleistungen zu fokussieren, also in der Regel auf die Online-Formulare. Diese sind das Schaufenster für Bürger*innen und Unternehmen bei ihrer Interaktion mit Behörden. Hierbei reicht es nicht aus, vorhandene Papierformulare oder Prozess-Skizzen aus Workshops zu digitalisieren. Vielmehr muss die Lösung nutzerfreundlich sein und leicht verständliche Formulare verwenden. Klassische „Endlospapier-Formulare“ wirken auf Anwender*innen häufig wenig motivierend. Wichtig sind daher Themen wie ein ansprechendes und barrierefreies UX-Design sowie Mechanismen, um Eingaben zu plausibilisieren und zu validieren. Darüber hinaus ist auf eine hohe Datenqualität und Datensicherheit zu achten. Innerhalb von Formularen sollten durchgängige Prozesse vorhanden sein, damit Nutzer*innen zügig und ohne Medienbrüche ihre Daten angeben können. Hierbei können beispielsweise Chatbots in Form von digitalen Bürgerassistenten helfen, das Ausfüllen rasch und fehlerfrei zu erledigen.

Der Blick aufs Ganze

Prinzipiell ist es richtig, bei der Digitalisierung von Verfahren sich zunächst auf den sichtbaren Teil zu konzentrieren, also die Formulare digital anzubieten. Ist die digitale Aufbereitung des Behördenangebotes nicht ansprechend oder funktioniert womöglich nicht, werden Bürger*innen und Unternehmen die neuen Dienste gar nicht erst annehmen. Nun tickt jedoch die Uhr für die OZG-Umsetzung und so ist es verständlich, dass die Verwaltung versucht, schnelle Erfolge durch die reine Digitalisierung von Formularen zu erzielen. Allerdings gibt es beim OZG mehrstufige Reifegrade, die zu erreichen sind.

Das Konzept sieht fünf Reifegradstufen vor: Erst wenn die Stufen vier oder fünf erreicht wurden, gelten die OZG-Vorgaben als erfüllt. Um das Bild des Eisberges aufzugreifen: Nur bei den höheren Stufen sind durchgängig digitale Verfahren etabliert, inklusive einer Backend-Integration. Der User sieht von den Verfahren meist nur die Formulare oder begleitende Webseiten – ähnlich wie ein Eisberg, der auch nur zu einem Bruchteil sichtbar ist. Der größte Projektaufwand, wie die Integrationsaufgaben, bleibt für den Betrachter von außen unsichtbar.

Die Sicht auf Online-Formulare und der „Quick Win“-Ansatz greifen zu kurz: Sich nur auf Online-Anträge zu konzentrieren reicht weder für die geforderte OZG-Konformität im Sinne des Reifegradmodelles, noch entlastet es die Verwaltung nachhaltig. Auch wird so keine Beschleunigung von Prozessen erreicht, da noch keine durchgängige Ende-zu-Ende-Automatisierung der Prozesse erfolgt ist. Es besteht vielmehr die Gefahr, dass weitere, nicht integrierte Insellösungen mit leichtgewichtigen Formularen und Architekturen entstehen.

Nachhaltiger Ansatz

Das OZG fordert daher eine ganzheitliche Betrachtung. Im übertragenen Sinne geht es darum, auch die verborgene Eismasse unter der Wasserlinie zu berücksichtigen: Die Behörden müssen ihre Prozesse durchgängig aufsetzen. Hierbei ist es wichtig, im Backend die Daten digital an die Fachverfahren sowie an E-Akte-Systeme ausliefern zu können. Weiterhin sind Schnittstellen notwendig, um Querschnittsdienste der Verwaltung zu integrieren, wie zum Beispiel E-Payment, E-Rechnung und Nutzerkonten, aber auch für die elektronische Siegelung und Signatur sowie zu Funktionen des digitalen Personalausweises. Weiterhin ist eine enge Integration in Portale und Registerverfahren notwendig, um die höchsten Reifegradstufen zu erreichen.

Ziel ist es, nachhaltige und durchgängige Online-Transaktionen zu etablieren, um OZG-Dienstleistungen vollständig digital abwickeln zu können. Für benötigte Nachweise sollte das Once-Only-Prinzip angewendet werden: Bürger*innen und Unternehmen müssen ihre Stammdaten sowie die in einem Verfahren benötigten Angaben nur noch einmal der Verwaltung mitteilen. Anschließend tauschen die an einem Verfahren beteiligten Stellen die benötigten Daten untereinander aus. Dies vereinfacht den Prozessablauf für alle Beteiligten. Für die Umsetzung sind im Backend-Bereich daher Rückkanäle zwischen den einzubindenden Fach- und Registerverfahren und der OZG-Formularwelt notwendig.

Erprobte Basiskomponenten unterstützen

Dieser durchgängige Ansatz ist komplex in der Realisierung und erfordert mehr Zeit, als rasch ein digitales Formular ins Behördenschaufenster zu stellen. Die gute Nachricht: Zur Umsetzung von OZG-Lösungen stehen bereits erprobte Basiskomponenten inklusive Schnittstellen bereit. Dazu zählen beispielsweise der Government Site Builder (GSB)als Portal- und Content-Management-Lösung sowie das Formular-Management-System (FMS)auf Basis der Lucom Interaction Platform. Diese Lösungen sind auf Bundesebene sowie in einigen Bundesländern bereits erfolgreich im Einsatz und verfügen über einen hohen Reife- und Integrationsgrad. Für eine schnelle Digitalisierung von Formularen bieten die Plattformen die notwendigen Funktionen und erlauben die Integration in das Backend. Behörden schaffen damit die Basis für die nachhaltige Digitalisierung von Fachverfahren.

Als Grundlage für die Bearbeitung von Formularen dienen die Vorgaben aus dem Föderalen Informationsmanagement (FIM) in Form standardisierter Dokumente. Dies gilt sowohl für den Inhalt der Formulare im Frontend als auch für ihre prozessuale Verarbeitung im Backend. OZG-Anwendungen können die FIM-Informationen dafür nutzen, die jeweiligen FIM-Vorgaben zu importieren, Formulare automatisiert zu generieren und die Datenfelder und Prozessbeschreibungen weiterzuverarbeiten.

Ergänzend hierzu sollten Projektleiter auch organisatorische Aspekte beachten, denn die OZG-Umsetzung benötigt wie jedes größere Digitalisierungsprojekt begleitende Maßnahmen: Dazu zählen eine ganzheitliche Organisationsentwicklung, ein Akzeptanz- und Veränderungsmanagement sowie die Betrachtung von Datenschutz und IT-Sicherheit und die Auswahl geeigneter Betriebskonzepte.

Nachhaltige Dienste schaffen

Bereits heute sind einige OZG-Verfahren verfügbar, die anschaulich die Vorteile von durchgängigen Abläufen zeigen. Ein Beispiel ist das Fachverfahren Online-Antrag-Führungszeugnis(OLAF). Mit OLAF lassen sich Führungszeugnisse und Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister online beantragen. Dahinter steckt ein vollständig elektronischer Verwaltungsprozess mit Funktionen zur Antragsstellung, für Identitäts- und Plausibilitätsprüfungen und für den Gebühreneinzug per E-Payment. Auch die technische und inhaltliche Anlagenprüfung, eventuelle Korrekturen und das Nachreichen von Unterlagen erfolgen auf elektronischem Weg. Lediglich die Zusendung der Führungszeugnisse erfolgt in Papierform.

Ein weiteres Beispiel für eine nachhaltige Digitalisierung ist das Gewerbe-Service-Portal.NRW.Gründer können darüber ihr Gewerbe bei der zuständigen Behörde schnell und einfach anmelden. Die Lösung ist mit einer elektronischen Bezahlmöglichkeit (ePayBL) und einer automatisiert erzeugten Bescheinigung verknüpft. Für weiteren Komfort sorgt der Einstieg über das Servicekonto.NRW: Nach der Anmeldung können Anwender*innen einmal eingegebene persönliche Daten für weitere Verfahren und elektronische Antragsprozesse nutzen. Der digitale Assistent Guido unterstützt dazu bei Fragen und gibt rund um die Uhr Auskunft zur Gewerbeanmeldung.

Weitere OZG-Services aus dem Katalog des BMI sind zum Beispiel das Meldeportal-Mindestlohn Onlinefür die Anmeldungen von Arbeitgebern und Entleihern, die digitalisierten Anträge zur Fisch-Etikettierung der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährungund das Erfassungsportal zur Energiesteuer- und Stromsteuer-Transparenzverordnung EnSTransV.

Fazit

Wer ein Projekt zur OZG-Umsetzung startet, sollte Technologien für intelligente Formulare verwenden und auf eine durchgängige Integration von Backend-Prozessen achten. So wird auch eine schnelle digitale Umsetzung von Formularen realistisch machbar, die auf eine konsequente Nutzung vorhandener Basiskomponenten setzt. Ganz nebenbei macht dies auch den versunkenen Teil des OZG-Eisbergs deutlich und zeigt transparent auf, welche Anstrengungen die Verwaltung bei der Digitalisierung auf sich nimmt. Denn die gute Nachricht ist: Es geht voran mit der Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Leider wird dies von der Öffentlichkeit häufig nicht ausreichend wahrgenommen.

Über den Autor